Lettre-type pour un seul enregistrement

jeudi 1er août 2019, par ID

À l’origine de ce tutoriel, une question sur le forum de Mageialinux-online (MLO). L’idée : pouvoir générer des courriers à partir de lettres-types alimentées par des champs de base de données et susceptibles de n’être envoyées qu’à un seul destinataire. Il s’agit donc d’un processus différent de celui du publipostage habituel même s’il en est très proche.

 Connecter une base de données à Writer

Si la base de données n’est pas connectée, il faut commencer par là. On ne le fait qu’une fois. Ensuite, il ne sera plus nécessaire de passer par cette étape.

Aller dans le menu Outils > Options , descendre jusqu’à LibreOffice Base  .

Cliquer sur le bouton Nouveau en bas de la fenêtre . Dans la boite de dialogue qui apparaît, aller chercher le fichier de base de données en cliquant sur le bouton Parcourir .

Bases de données enregistrées

Cliquer ensuite sur OK pour fermer cette boite, puis encore sur OK en bas de Base de données enregistrées.

 Lier lettre-type et enregistrement

Ouvrir le document qui doit avoir des champs de base de données.

Afficher la base de données soit en passant par le menu Affichage > Source de données ou le raccourci clavier Ctrl + Maj + F4, voire, pour un besoin plus courant, en personnalisant une barre d’icônes de Writer.

Sélectionner la requête ou la table concernée (ici une requête) . Cliquer sur la flèche devant l’enregistrement pour le sélectionner , pour finir cliquer sur le bouton Données dans les champs . Elles s’afficheront dans le document.

LibreOffice Writer : ajouter des données d'enregistrement dans les champs

On peut avoir des champs de plus d’une table ou d’une requête dans un même document pour peu qu’ils soient dans la même base de données.

 Enregistrer, exporter en pdf, imprimer le document

On enregistre le document et on l’exporte en PDF comme n’importe quel autre fichier.

Si on veut l’imprimer, un message va apparaître qui demande si on veut imprimer une lettre-formulaire. Cliquer sur Non sinon Writer va fusionner la lettre-type avec tous les enregistrements de la base de données, ce qui n’est pas du tout ce qu’on veut.

LibreOffice Writer : mise en garde générer un formulaire ou pas

Si vous avez peur de faire des bêtises, exportez le document en PDF et imprimez-le à partir du PDF.

 Pour aller plus loin

Base comme outil de CRM, ou comment l’utiliser pour lancer des documents liés à une base de données.

Les champs dans Writer : un essai de typologie pour savoir comment utiliser les champs de Writer.

Dépliant LibreOffice 5.3 : présentation générale pour, notamment, savoir comment ajouter un bouton à ses barres d’outils. Le procédé est le même avec les versions plus récentes.

La demande sur le forum de MLO (d’autres réponses sont susceptibles d’y être apportées).