Les formulaires que j’ai créés pour cet exemple sont des documents à remplir dans le cadre d’embauche de personnels. Ils sont très simples et n’ont pas de calculs ni de contrôle particulier des données. On peut les télécharger, à titre indicatif, à la fin de cet article.
Dans les deux cas, il s’agit d’un formulaire à usage interne qu’on enregistrera comme modèle, Ficher > Modèles > Enregistrer comme modèle
et que l’on utilisera à partir de la fonctionnalité : Fichier > Nouveau > Modèles
ou avec le raccourci clavier : Ctrl + Maj + N.
Créer un formulaire XML
Cela semble la façon la plus évidente de faire un formulaire.
Processus
Dans le menu Fichier > Nouveau
de LibreOffice, choisir Formulaire XML
. Si, ce qui serait étonnant, la barre d’outils Contrôles de formulaires
n’apparait pas, il faut aller la chercher dans le menu Affichage > Barres d’outils
.
Pour ces formulaires tout simples, on n’insère que des champs de type case à cocher ②, zone de texte ③ et champ formaté ④. Ces derniers pour les dates qu’ils permettent de formater uniformément. Pour vérifier ce qu’on fait en cours de route cliquer sur l’icône avec l’équerre ①
.
On paramètre les champs dans la boite d’outils Contrôle
, que l’on ouvre avec un clic droit sur le champ concerné. La boite d’outils peut rester ouverte tout le temps. Il faut donner un nom de champ ①. Chaque champ doit avoir un nom unique. Dans le cadre d’un champ formaté, comme pour les dates ici, préciser le type de format ③. Pour indiquer l’ordre d’activation, donc des tabulations pour aller d’un champ à un autre, cliquer sur le bouton à droite de Séquence d’activation
②.
Par défaut, les champs sont ancrés comme caractère, ce qui semble l’option la plus adaptée. Il y a encore d’autres paramètres à configurer : les tailles des champs pour que le formulaire soit visuellement harmonieux par exemple. Éventuellement aussi, les caractères, l’arrière-plan des champs notamment pour différencier les champs obligatoires des autres.
Avantages
On peut générer un formulaire pdf remplissable susceptible d’alimenter une base de données avec le script adéquat.
L’aspect général du formulaire est typique de ce genre de document avec des champs dotés de bordures.
On se déplace d’un champ à un autre avec une tabulation.
On ne peut modifier le formulaire lui-même qu’en passant par la barre d’outils Contrôles de formulaires.
Inconvénients
On ne peut pas modifier le formulaire facilement (voir avantages) : il faut que tous les éléments modifiables soient des champs de formulaires. On ne peut pas mixer les contrôles de formulaire et d’autres types de champs, une date automatique par exemple.
On ne peut pas, pas facilement en tout cas [1] donner des informations pour aider à remplir les champs.
Un formulaire de ce type peut paraitre compliqué à faire.
Utiliser des champs de saisie
Une autre façon de faire plus « littéraire » d’un point de vue visuel et qui peut être plus simple.
Processus
Créer un document texte. On utilisera deux types de champs : les champs de saisie et les champs de liste.
Pour insérer un champ de saisie, il faut commencer par Définir les variables ① : menu Insertion > Champ > Autres champs
ou raccourci clavier Ctrl + F2. On ouvre la boite de dialogue Champs
. Dans l’onglet Variables
, définir les variables en faisant bien attention au format : Texte pour la plupart des champs dans ce cas de figure, et Autre formats pour les champs de date.
Quand le champ est créé, cliquer sur Insérer, il faudra ensuite le supprimer et insérer ces champs en tant que Champ de saisie ② en indiquant des Valeurs explicites.
Quand on ré-ouvrira le document : les champs de saisie s’ouvriront dans autant de boites de dialogues. On navigue de l’une à l’autre en cliquant sur Suivant et, quand on clique sur un champ, on ouvre à nouveau cette boite.
Pour les listes, ici : le genre et le type de contrat, aller dans l’onglet Fonctions de la boite Champs et choisir Liste de saisie ①. Ajouter les éléments de la liste les un après les autres ②, ils figurent en dessous du cartouche de saisie ③. Pour les réordonner, cliquer sur les boutons de déplacement ④.
Par la suite, il suffit de cliquer sur un élément de la liste pour le sélectionner.
Avantages
Le texte reste modifiable facilement.
En donnant aux champs des noms et des valeurs claires et précises on peut aider l’utilisateur final au remplissage du formulaire. Par exemple, ici pour les deux listes j’ai indiqué une phrase de ce type « Sélectionner l’un des éléments ».
On peut aussi ajouter des champs de base de données, des champs automatiques de type date.
On peut insérer des sections protégées et d’autres qui ne le sont pas.
Inconvénients
Ça ne ressemble pas à un formulaire avec des cases à remplir.
On ne peut pas générer de pdf remplissable avec ce type de document.
Créer un document avec des sections protégées peut sembler plus difficile qu’il n’y parait (en fait c’est très simple).
Conclusion
Alors finalement, quelle est la solution la meilleure ?
Réponse : les deux ! En fait tout dépend des besoins et du type de document. Mais, comme je l’ai déjà dit : la garantie du succès repose dans la qualité de conception du document.
En tous cas, amusez-vous bien !