Un fichier de concordance pour indexer un document

lundi 5 mars 2018, par ID

Le gros intérêt des fichiers de concordance pour les index de documents est qu’ils peuvent resservir à d’autres fichiers. Ils peuvent aussi être conçus en amont, récupérés d’autres documents, etc. C’est donc bien pratique. Ce tutoriel se propose de vous expliquer comment faire cela facilement.

Les fichiers de concordance, dans Writer sont au format sdi. Kesksékça ? C’est exactement la question que je me suis posée.

On a deux solutions soit on saisit les données directement dans le module de Writer les unes après les autres, soit… on crée un fichier externe qu’on va demander au traitement de texte d’utiliser, sauf que, yapadapplication pour en créer, à ma connaissance tout au moins. C’est le moment de faire preuve d’astuce. Évidemment, si on a déjà une liste de termes, on n’a pas du tout envie de tous les ressaisir ou les copier un à un dans ce fichier de concordance.

 Création d’un fichier sous Calc

En fait il faut partir d’un fichier texte qui puisse s’organiser en champs. Le moyen le plus efficace consiste à faire une feuille avec le tableur de la suite et à l’enregistrer au format csv.

Le tableau doit comporter sept colonnes correspondant au contenu du fichier de concordance et dans le même ordre : Rechercher le terme, Entrée alternative, 1re clé, 2e clé, Commentaire, Respecter la casse, Mot uniquement.

La première colonne est le terme à rechercher par exemple Enfants, la deuxième une variante Enfant. Les colonnes 1re et 2e clé permettent de faire des regroupements par catégories, par exemple : Protection, première clé, Personne, deuxième clé, Enfant, entrée [1].

Index catégorisé
Le résultat des entrées dans l’index avec la hiérarchie des données.

La colonne Commentaire sert, comme son nom l’indique, à rajouter des informations complémentaires en aide à la saisie ou autre. Elle peut rester vide.

La colonne Respecter la casse peut être soit vide soit avoir comme valeur le chiffre 0 si on ne veut pas que Writer la respecte. On doit saisir 0 dans la colonne Mot uniquement pour les mêmes raisons. Utiliser les fonctionnalités de remplissage de Calc au besoin pour aller plus vite. Plus précisément, j’ai constaté que si on laissait la colonne Mot uniquement vide, elle est interprétée comme Oui contrairement à ce qu’affirme l’aide.

Je suggère de garder une version au format ods, qui est le format naturel de Calc. Pour que ce tableau soit accepté correctement comme fichier de concordance, il faut l’enregistrer au format csv. Si la première ligne contient les étiquettes de colonne, il faut la supprimer sinon son contenu fera partie de l’index.

Dans Fichier, aller sur Enregistrer sous. Dans la boite de dialogue qui s’ouvre ensuite vérifier que le séparateur de champ est bien le point-virgule ( ;) et qu’il n’y a pas de séparateur de chaine de caractère. Effacer ce dernier s’il y en a un (a priori il y en a un).

Enregistrer au format csv
Dans la boite de dialogue Export de fichiers texte, le séparateur de champ doit être un point-virgule et il ne doit y avoir aucun séparateur de chaine de caractère.

 Utilisation du fichier de concordance

Le fichier de concordance qu’on vient de créer, s’il a le contenu organisé comme il faut, n’a pas le bon format, Writer ne le trouvera donc pas. Pour le transformer en fichier .sdi, il faut le renommer dans l’explorateur (ou gestionnaire, ou quel que soit son nom pour votre OS) de fichiers. Notez que, dans Windows et Mac, il faudra au préalable que vous paramétriez l’affichage de l’extension.

Clic-droit sur le fichier, faire Renommer, effacer csv et saisir à la place sdi. Pas compliqué !

Dans Writer, se placer de préférence là où doit figurer l’index, généralement à la fin du document, et aller dans Insertion > Tables des matières et index > Table des matières, index ou bibliographies.

Dans le champ Type, choisir Index lexical, cocher l’option Fichier de concordance puis Ouvrir pour aller chercher le fichier.

Création de l’indexation
Après avoir paramétré Index lexical, cocher la case Fichier de concordance.

Pour vérifier si le fichier est le bon et qu’il est correct, choisir Éditer.

Le fichier de concordance
Tous les éléments du fichier de concordance bien en place.

Une fois qu’on a appuyé sur le bouton OK, l’index se met en place. Les petites corrections peuvent se faire directement dans Writer en passant par Éditer l’index (clic-droit dessus) et en choisissant Éditer dans le menu déroulant en dessous de Fichier de concordance. Mais, si elles doivent être d’importance, il est peut-être préférable de corriger le tableau ods d’origine. À vous de voir.


[1D’après mes constats, c’est l’entrée alternative qui va figurer dans l’index et pas le terme de la première colonne.