Les champs dans Writer : un essai de typologie

jeudi 4 avril 2019, par ID

L’application de traitement de texte de la suite bureautique libre permet d’ajouter facilement, c’est-à-dire sans qu’il soit nécessaire d’avoir des notions de programmation, une grande diversité de champs, lesquels sont traduits en français pour plus de facilité d’utilisation. Cette fonctionnalité est un peu méconnue et c’est d’autant plus regrettable, qu’outre sa facilité d’accès, elle permet de concevoir des documents et des modèles extrêmement efficaces et fiables qui peuvent évoluer facilement.

Icone traitement de texteCe tutoriel se propose de vous faire découvrir cet aspect de Writer dans l’optique de la création de modèles de documents pour des utilisateurs finaux qui n’auront pas à intervenir dessus autrement pour alimenter les champs ou saisir du texte indépendamment de ceux-ci, évidemment.

 Des documents avec des champs pour quels objectifs ?

Insérer des champs dans des documents peut répondre à plusieurs objectifs, dans l’ordre alphabétique :

  • ajout automatique d’informations liées au document ;
  • contrôle de la saisie ;
  • facilitation de la saisie des informations ;
  • navigation dans le document ;
  • répétition d’une information ;
  • traitement automatique lié à une base de données.

Les différents types de champs ne s’excluent pas mutuellement. On peut en avoir de plusieurs types dans un même document.

 La typologie de champs de Writer

Le traitement de texte offre six catégories de champs, dans l’ordre alphabétique :

  • Base de données, concerne, comme son nom l’indique, tous les champs liés à une base de données et comporte deux types de champs, les champs de mailing [1] et les champs de navigation entre les enregistrements et d’information ;
  • Document, à ne pas confondre avec Info document, permet d’insérer automatiquement les titres de chapitre, les numéros de pages et tout un ensemble d’informations liées au document et à l’utilisateur (nom du fichier, adresse, etc.) ;
  • Fonctions, regroupe des champs dans lesquels on peut avoir des types d’information bien spécifiques, notamment texte conditionnel, liste de saisie, champ de saisie, substituant ou texte masqué ;
  • Info document, concerne une bonne partie des champs des Propriétés du document, c’est là qu’on retrouvera les champs des propriétés personnalisées (avec une faute de français d’ailleurs) ;
  • Renvoi, on y trouvera tout ce qui concerne les renvois et la possibilité associée de naviguer dans un texte ;
  • Variables : permettent d’insérer des champs d’utilisateur, des champs de saisie, des formules, ou des champs DDE par exemple.

Autres champs

 Les champs et les utilisateurs finaux dans un modèle

Si on met de côté les champs de type Renvoi, qui sont un peu à part, car ils sont liés au contenu réel du document et ne peuvent donc pas vraiment être configurés dans un modèle a priori, il y a deux types de champs, ceux que l’utilisateur ou l’utilisatrice n’a pas à toucher, ou alors a minima et ceux qu’il peut ou doit alimenter.

Dans la première catégorie, on rangera tous les champs Base de données, la seule intervention consistant à choisir un ou des enregistrements dans la base, Info document et Document. On rangera également une bonne part des champs de type Variables et Fonctions dans cette catégorie.

Dans la deuxième catégorie, celles des champs dont le contenu est du ressort de l’utilisateur final et qui sont placés dans le document pour en faciliter la saisie et contrôler la qualité des informations délivrées, figurent ces quatre champs des onglets Variables et Fonctions :

  • Champ de saisie de l’onglet Variables, il est lié à une variable dont il porte le nom ;
  • Liste de saisie de l’onglet Fonctions qui ne doit pas obligatoirement être nommé, mais c’est préférable, le nom peut avoir des espaces et donner une indication supplémentaire pour aider l’utilisateur ;
  • Champ de saisie de l’onglet Fonctions, ce champ ne peut pas être nommé ;
  • Substituant de l’onglet Fonctions, il est surtout intéressant, de mon point de vue, pour la possibilité de demander à l’utilisateur d’insérer des tables, cadres ou images et particulièrement pour les images.

Eh oui, il y a deux types de champs baptisés « champ de saisie » et ils sont différents.

Dans l’onglet Variables, on ne peut insérer un champ de saisie qu’après avoir défini une variable au préalable. Dans l’onglet Fonctions, on insère ce champ de saisie sans ce préalable, mais on ne peut pas lui donner de nom. Dans la boite de dialogue de la saisie du champ, son titre sera celui de la zone Annotation. Ces deux champs, quand on génère un document à partir d’un modèle, s’alimentent via la boite de dialogue Saisie.

Saisie d'un champ

Le champ d’utilisateur de l’onglet Variables n’a pas ce même comportement. D’une part, on n’y accède pas avec les touches de déplacement entre champs qui figurent sur la boite de dialogue Saisie. D’autre part, la modification du contenu du champ se fait par la boite de dialogue Éditer les champs. Cela n’en fait donc pas vraiment un type de champ à utiliser dans un modèle.

Éditer les champs

 Comment ça marche ?

 Côté conception

Insérer un champ de ce type est très facile. Au choix :

  • menu Insertion > Champ > Autre champ ;
  • raccourci clavier Ctrl + F2 (peut ne pas fonctionner selon votre système d’exploitation) ;
  • ajout de la fonctionnalité dans le menu contextuel Texte, ajout qui se fait en passant par le menu Outils > Personnaliser. Configuration très pratique et à adopter quand on utilise fréquemment ce type de champs.

Enregistrer le document ainsi conçu comme modèle, donc au format ott.

 Côté utilisateur

Faire un nouveau document à partir d’un modèle, ou, raccourci clavier Ctrl + Maj + N. à l’ouverture du document, la boite de dialogue Saisie s’ouvre. On navigue d’un champ à un autre en cliquant sur les flèches de la boite. On peut également double-cliquer sur les champs.

Le plus difficile consiste probablement à faire comprendre aux utilisateurs de créer un document à partir d’un modèle. Mais ça...

 Pour aller plus loin

On peut lire ou relire le tutoriel Contrôles ou champs de saisie ? qui explique les différences entre ces deux fonctionnalités qui peuvent être assez voisines et, dans certains cas, être utilisées indifféremment.


[1Expression assez impropre puisque cette fonctionnalité peut servir à d’autres usages qu’au seul courrier : faire des fiches produit par exemple.