En utilisant la fonctionnalité Validité dans Calc de LibreOffice, on s’assure que les données que l’on va saisir dans la cellule correspondent à des critères de validité. Passant, on s’assure de leur fiabilité. L’un des autres intérêts de cette fonctionnalité est qu’on peut ajouter des messages d’aide à la saisie ou d’erreur.
À la découverte de la validité
Dans le menu Données, aller sur Validité.
On peut, non seulement, imposer la saisie de types de nombres, mais aussi, notamment des critères plus spécifiques : des nombres entiers ou décimaux supérieurs, inférieurs, égaux, différents, ou, encore spécifier une plage correcte ou incorrecte. Dans l’exemple, une date, ce qui permet d’éviter des saisies de dates, disons, bizarres ou chaotiques qui feraient que les dates n’en soient pas réellement pour le tableur. Par contrecoup, cela rendrait inopérante toute espèce de calcul sur les cellules avec des dates.
Là où c’est carrément formidable, c’est qu’on peut ajouter une aide à la saisie qui apparaîtra quand on activera la cellule.
Cela évite, comme j’ai pu le voir, d’ajouter des commentaires à toutes les cellules dans lesquelles on doit entrer un type d’information bien précise.
Et, comme le message reste affiché pendant la saisie, on pourrait s’en servir pour préciser, par exemple, quel code indiquer dans quel cas « A pour ceci, B pour cela, etc. ».
On peut également ajouter un message d’erreur. C’est moins utile, mais cela peut, en fonction des personnes qui vont saisir les données, être indispensable. On peut même imaginer des jeux d’apprentissage par ce biais.
Ce message aura l’allure des messages d’erreur délivrés par le système. Je soupçonne d’ailleurs fortement certains « messages d’erreur de Windows » qu’on a pu voir passer sur internet d’avoir été forgés de la même façon avec Excel, mais passons.
Les listes déroulantes
Dans les critères de validité, il est possible de choisir en une Plage de cellules et une Liste. Dans les deux cas, on aura une liste déroulante dans la cellule. Ce qui change c’est la gestion du contenu des listes.
Dans les deux cas, la modification des entrées de liste n’entraîne pas la modification des cellules où on a saisi les données.
Une liste
Si on choisit Liste, on saisit directement les éléments de la liste. Dans le désordre, si on veut, on peut, en effet, indiquer que la liste doit être triée dans l’ordre croissant.
C’est très bien pour des listes figées comme dans l’exemple ci-dessus. Mais si la liste est amenée à évoluer, ça risque de devenir vite lourd puisqu’il faudra à chaque fois sélectionner les cellules configurées avec cette liste et aller dans Données → Validité pour la modifier. Et, bien évidemment, on ne peut pas savoir ce qu’il y a dans la liste sans passer par là.
Plage de cellules
L’option Plage de cellules implique que les entrées de la liste sont dans une série de cellules. Soit sur la feuille concernée, soit dans une autre feuille, option que je suggère fortement. Je suggère aussi d’en faire une plage nommée (Feuille→ Plages et expressions nommées).
L’intérêt, c’est que la gestion est ainsi plus facile, plus besoin de sélectionner les cellules concernées et d’aller dans Données→ Validité pour modifier les entrées : en rajouter, en supprimer, corriger une saisie. Je suggère à ce sujet de configurer la plage avec plus de cellules que le nombre strictement nécessaire au départ.
Un autre avantage de cette façon de procéder est qu’on peut aussi utiliser cette plage pour divers calculs et fonctions du type « NB.SI » par exemple.
Amusez-vous bien !